Je boekhouding en belastingsaangifte zelf doen als zelfstandig psycholoog

2 jul 2017 | Boekhouding, Praktisch, Zelfstandig psycholoog | 36 reacties

Ik vind het superfijn om als zelfstandig psychologe in bijberoep te werken, alleen is er één nadeel: je moet je boekhouding bijhouden. Je kan hier natuurlijk een boekhouder voor inhuren, maar aangezien die ontzettend veel kosten, vaak tegenstrijdige informatie geven én ik zelf graag controle over alles houd, heb ik besloten de boekhouding van mijn eerste jaar als zelfstandige zelf te doen. Ik ben hier alles behalve een expert in, maar dankzij het internet, twee gesprekken met een boekhouder en wat hulp van boekhouders in mijn familie, ben ik er toch in geslaagd. Ik heb alleszins mijn aangifte ingediend en denk dat ik dit op een correcte manier gedaan heb, nu nog hopen dat de fiscus daar ook zo over denkt
Omdat hier op het internet niet zoveel over te vinden is en ik weet dat veel beginnende psychologen hier vragen over hebben, dacht ik dat het wel handig zou zijn als ik jullie kort zou uitleggen hoe ik dit gedaan heb.
Update: intussen ben ik al enkele jaren bezig en heb ik hier al veel meer kennis over. Wil jij graag alle info over het financiële en boekhoudkundige luik als zelfstandig psycholoog, inclusief uitgebreide tabellen om je boekhouding bij te houden en je loon te simuleren? Bestel dan de videocursus ‘Het financiële luik als zelfstandig psycholoog’. Moet je nog starten als zelfstandig psycholoog en wil je meteen alle info krijgen om vlot van start te kunnen? Dan kan je de videocursus ‘Starten als zelfstandig psycholoog’ bestellen!

Boekhouding

Eigenlijk is de boekhouding van een psycholoog niet zo moeilijk. Aangezien het een vrij beroep is, zijn we vrijgesteld van BTW en mogen we een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. Dit wil zeggen: kosten, inkomsten en winst.
Zelf heb ik in Pages (de Excel van Mac) een document voor inkomsten en een document voor uitgaven of kosten gemaakt. Het inkomstendocument bestaat gewoon uit drie kolommen: eentje voor de datum, eentje voor het aantal gesprekken dat ik die dag gehad heb, en eentje waarin ik het totaalbedrag dat ik die dag ontvangen heb kan noteren. Uiteindelijk heb ik deze bedragen via het programma opgeteld en klaar is kees. (Update: mijn tabel ziet er intussen al anders uit! Dat komt aan bod in de videocursus.)
Voorbeeld tabel inkomsten
Het document voor de kosten heb ik onderverdeeld in verschillende categorieën zoals huur praktijkruimte, inrichting praktijkruimte, telefoonkosten, autokosten, bureaumateriaal, opleiding en supervisie,… Per categorie maakte ik een tabel, waarin ik net zoals bij de inkomsten een kolom had voor de datum van de uitgave, de beschrijving van de uitgave, en de prijs van de uitgave.
Daarnaast heb ik nog een tabel voor het fiscaal aftrekbaar percentage. De meeste kosten, zoals huur, opleiding, bureaumateriaal,… mag je gewoon voor 100% aftrekken van je inkomsten om je winst te berekenen. Maar er zijn ook een aantal kosten die je maar voor een bepaald percentage mag aftrekken. Zo mag je autokosten bijvoorbeeld standaard maar voor 75% aftrekken, restaurantkosten voor 69%, reiskosten voor 75% en relatiegeschenken voor 50%.
Daarnaast maakte ik ook nog een kolom ‘percentage beroepsgebruik‘, aangezien niet alle kosten 100% voor beroepsgebruik zijn. Zeker als zelfstandige in bijberoep zijn je autokosten en telefoonkosten bijvoorbeeld maar een bepaald gedeelte voor beroepsgebruik. Maar ook je laptop of computer gebruik je bijvoorbeeld een gedeelte privé en een gedeelte voor je beroep. Als ik het goed begrepen heb mag je dit percentage eigenlijk zelf wat schatten, want dat is natuurlijk moeilijk te bewijzen. Wat je wel kan berekenen is het beroepspercentage van je autokosten. Ik hield mijn kilometers bij in een afzonderlijke tabel, en door het aantal kilometers voor mijn bijberoep te delen door het totaal aantal kilometers kon ik het percentage beroepsgebruik berekenen. Opgelet: kosten voor woon-werkverkeer (dus in mijn geval van thuis naar mijn praktijk en terug), moet je apart berekenen en aan €0,15/km bij je kosten tellen.
Waar nodig voegde ik nog een kolom ‘afschrijvingen’ toe. Dit is voor hogere kosten die je over verschillende jaren kan verdelen of ‘afschrijven’. De kosten van de aankoop van mijn nieuwe auto, iMac en MacBook, schreef ik bijvoorbeeld af over 3 jaar. Dan geef je in de kolom ‘afschrijvingen’ dus 33,33% in. Wanneer je een kost over 4 jaar wil afschrijven noteer je dan 25% (100% delen door 4 jaar). De volgende jaren mag je dan natuurlijk niet vergeten diezelfde kost weer voor hetzelfde percentage in te geven!
Voorbeeld tabel kosten
Ten slotte voegde ik een laatste kolom met ‘totaal inbrengbaar’ toe. Om dit te berekenen vermenigvuldigde ik de kostprijs (in de kolom €) met de percentages in de daaropvolgende kolommen (dus fiscale aftrekbaarheid, beroepsgebruik en eventuele afschrijvingen). De bedragen die ik in de laatste kolom bekwam telde ik op, en zo bekwam ik de totale kost die ik per categorie kon aftrekken.
Uiteindelijk maakte ik helemaal onderaan nog een apart tabelletje ’totaal’, waarin ik de totaal inbrengbare kost per kolom optelde. Opgelet, de sociale bijdragen reken je best niet bij het totaal maar tel je afzonderlijk op, want die moet je bij de belastingaangifte ook apart ingeven.

Belastingaangifte

En dan is het nu tijd voor de belastingaangifte. Je kan dit zowel op papier als online via Tax-on-web doen. Dat laatste vind ik het gemakkelijkste, want dan kan je ook meteen een belastingberekening doen zodat je meteen weet hoeveel je (ongeveer) zal moeten betalen. Wanneer je de gegevens voor je zelfstandig beroep wil ingeven, moet dit in deel 2 gebeuren. (Indien je nog geen deel 2 hebt in Tax-on-web, kan je dit zelf toevoegen.)
Wanneer je gewoon een eenvoudige boekhouding hebt zoals ik, moet je enkel vak XIX invullen. Helemaal bovenaan, in het balkje met code 1650, moet je je totale inkomsten invullen. In het balkje met code 1656 moet je het totaal van de sociale bijdragen die je betaald hebt invullen. Je totale kosten (opgelet: dus zonder sociale bijdragen!) komen bij code 1657 terecht. En ten slotte voeg je best ook nog een pdf-file toe bij bijlagen, waarin je een overzichtje van je totale inkomsten, kosten, sociale bijdragen en winst geeft. Je kan je kosten hier ook per thema opsommen, maar je hoeft niet de hele kostendetails (met beschrijving van de uitgaven) mee te sturen.

Mijn ervaring

Door de vele verhalen die ik hoorde van beginnende collega’s, werd ik wat bang om mijn berekening en aangifte zelf te doen. Maar uiteindelijk hoorde ik van mijn tante (die boekhouder is), dat er eigenlijk niet zoveel kan gebeuren. Wanneer de fiscus zou komen controleren en vindt dat je bijvoorbeeld te veel kosten hebt ingegeven, dan zal erover gediscussieerd worden en zal je moeten verklaren waarom je die kosten ingegeven hebt. Wanneer de fiscus daar niet mee akkoord gaat, worden die kosten er gewoon (gedeeltelijk) uit gehaald, en worden je belastingen opnieuw berekend (en zal je dus wat moeten bijbetalen). Maar een boete krijg je hier normaal gezien niet meteen voor. Wanneer ze echt vermoeden dat er sprake is van kwaad opzet, zou er een belastingverhoging van 10% komen. Dan moet je bijvoorbeeld in plaats van 45% belastingen 55% betalen op je winst. Maar dat doen ze normaal gezien niet zo snel.
In het begin vond ik het ook heel ingewikkeld allemaal, maar uiteindelijk vond ik de boekhouding en aangifte best meevallen. Ik heb overal wat hulp ingeroepen voor de eerste keer, maar eens je alles min of meer weet is het niet zo moeilijk. Ik vind die berekeningen ook wel nog leuk en interessant om te doen, dus dat scheelt natuurlijk ook. Wanneer je zelf niet zo’n fan bent van cijfers, kan je misschien beter toch een boekhouder inhuren. Uiteindelijk kan je die kost toch ook weer aftrekken van je belastingen
Zo, ik hoop dat je er wat aan gehad hebt. Misschien kan het je helpen als je (gedeeltelijk) zelf je boekhouding wil doen of als je er wat meer van wil snappen. Maar onthoud wel dat ik hier zeker geen expert in ben! Schiet me dus niet af als dit niet helemaal de juiste manier is, en laat gerust een reactie achter als je nog vragen of opmerkingen hebt, of als jij iets op een andere manier doet.
Update: intussen ben ik al enkele jaren bezig en heb ik hier al een stuk meer kennis over. Wil jij graag alle info over het financiële en boekhoudkundige luik als zelfstandig psycholoog, inclusief uitgebreide tabellen? Bestel dan de videocursus ‘Het financiële luik als zelfstandig psycholoog’. Moet je nog starten als zelfstandig psycholoog en wil je meteen alle info krijgen om vlot van start te kunnen? Dan kan je de videocursus ‘Starten als zelfstandig psycholoog’ bestellen!

36 Reacties

  1. Fien

    Hallo!
    Weer een interessant artikel. Maar ik ben wat in de war met Btw-vrijstelling versus de belastingen van 45%.
    – Wat wil deze vrijstelling concreet zeggen?
    – Het wil waarschijnlijk niet zeggen dat we geen belastingen op ons inkomen moeten betalen?
    Groetjes,
    Fien

    Antwoord
    • Kim

      Nee inderdaad, helaas niet Ik vond dit in het begin ook verwarrend. BTW is nog iets anders dan belastingen, ik weet er ook niet helemaal het fijne van maar het komt er op neer dat we geen extra 21% BTW moeten aanrekenen aan clienten maar als we iets voor onze zaak aankopen ook geen BTW mogen aftrekken, dus gewoon BTW betalen zoals een particulier. We moeten wel gewoon belasting op ons inkomen betalen (1x per jaar via de belastingaangifte).

      Antwoord
      • Fien

        Dus als ik het goed begrijp, is een ‘btw-vrijstelling’ niet per definitie financieel voordeliger voor onszelf als psycholoog?

        Antwoord
        • Kim

          Goh ja het is eenvoudiger en anders zou je je clienten 21% meer moeten aanrekenen die je dan zelf volledig moet afgeven denk ik, dus dan wordt het wel heel duur voor clienten. En ik denk dat er nog voordelen zijn maar ik ken er niet genoeg van.

          Antwoord
  2. Pinar

    Hallo,
    Leuke blog !
    Ik vroeg mij eigenlijk af of je voor jouw inkomsten gebruik maakt van het ontvangstbewijsboekje. Ik heb gelezen dat het verplicht is, maar niet zo veel psychologen maken daar precies gebruik van. Hoe bewijs jij jouw inkomsten?
    Groetjes,
    Pinar

    Antwoord
    • Annelore

      Dit vraag ik me ook af, ik heb ook net gelezen dat je verplicht bent om ontvangstbewijsboekjes te gebruiken en een fiscaal dagboek. Ik ben ook benieuwd hoe het komt dat veel psychologen dit niet doen.
      Groetjes

      Antwoord
      • Kim

        Het is inderdaad verplicht volgens de wet, maar ik weet dat velen het niet doen en heb ook al gehoord dat verschillende boekhouders zeggen dat het niet nodig is… Dus dat is dan wel wat verwarrend. Maar als je zeker wil zijn dat je in orde bent zou ik ze zeker gebruiken!

        Antwoord
        • Eveline

          Ik heb een vraagje bij het ontvangsbewijsboekje. moet je dit ook gebruiken wanneer mensen met overschrijving betalen of enkel cash? want ze doen soms overschrijving pas enkele dagen later thuis, dus dan kan je toch geen ontvangstbewijs meegeven bij het consult zelf? hoe doe jij dat?

          Antwoord
    • Kim

      Inderdaad, ik denk dat velen het er op riskeren dat ze geen controle krijgen. En ik heb ook al van verschillende boekhouders gehoord dat het niet nodig is… Maar in de wet staat wel dat het verplicht is… Dus als je zeker wil zijn zou ik aanraden om ze te gebruiken. Ik gebruik ze nu ook.

      Antwoord
  3. Dirk de Vries

    Dag Kim,
    Bedankt voor je informatieve blog, ik heb een vraagje, ik ben sinds 2e kwartaal 2017 in bijberoep begonnen met de BTW-vrijstelling, als metaalbewerker, niet als psycholoog, maar dat moet niet uitmaken denk ik, mijn vraag is de volgende:in je tabel met bureaumateriaal zet je de prijs van bijvoorbeeld inktpatronen, maar is dat nu de prijs incl. of excl. btw? Ik weet dat ik geen BTW kan terugtrekken maar weet niet hoe ik het op het belastingformulier moet neerpennen.
    Bedankt, Dirk

    Antwoord
    • Kim

      Ik vermeld overal de prijs incl. BTW aangezien ik ook overal BTW op betaal.

      Antwoord
  4. Isabelle

    Een fantastische blog, Kim! Ik heb zoveel aan al jouw goede raad en hulp. Fijn dat je dit allemaal doet! Ik heb misschien nog een onnozel vraagje: voor kleinere uitgaven, zoals bureaumateriaal (in jouw voorbeeld in de Action), vraag je daarvan ook steeds een factuur? Of is een kasticketje ook goed? Klopt het trouwens dat sommigen geen factuur willen maken onder een bepaald bedrag? Hoe los je dat dan op?
    Nog heel veel succes gewenst!

    Antwoord
    • Kim

      Dankjewel Isabelle, heel fijn om te lezen dat je er veel aan hebt! Goh, ik denk dat je best zoveel mogelijk een factuur vraagt, maar ik doe het ook niet altijd voor kleine dingen of vergeet het soms. Ik denk dat dat niet zoveel kwaad kan, maar heb nog nooit controle ofzo gehad…

      Antwoord
  5. tineke vanhaecke

    Hallo Kim,
    Dank je alvast voor dit overzichtelijk artikel. het is echt heel helder en transparant. Ik ben een beetje benieuwd naar de kosten van je wagen en hoe je die verantwoordt als therapeut in bijberoep.

    Antwoord
    • Kim

      Ik bereken wel het percentage bijberoep voor mijn wagen door mijn kilometers voor mijn bijberoep bij te houden en te delen door mijn totaal aantal kilometers. Zo kwam ik maar op 12% vorig jaar.

      Antwoord
  6. tineke

    Kim, begrijp ik het goed dat je dit percentage ook gebruikt op de totaalprijs van de aankoop van je wagen, alsook onderhoud en benzine?

    Antwoord
    • Kim

      Inderdaad! Op alles wat met mijn wagen te maken heeft

      Antwoord
  7. Karen

    Super blog ! Merci !?
    Vraagje: hoe geef je kmo portefeuille in? Je eigen aandeel als kost? En hoe geef je de subsidie aan? Is dit dan opbrengst?

    Antwoord
    • Kim

      Ik geef gewoon mijn eigen aandeel in als kost, de subsidie geef ik niet aan, dat is geen opbrengst volgens mij maar gewoon een tussenkomst.

      Antwoord
    • Caro

      Zeer interessante blog! Wat doe je met je facturen? Sla je die ergens online op? Of doe je het lekker ouderwets in een map?
      Schrijf je bij inkomsten ergens initialen van cliënten of dergelijke? Of gewoon “cliëntgesprek”?

      Antwoord
  8. Imke

    Hey Kim, hoe toevallig is dit. we hebben elkaar vandaag ontmoet en op de cursus gaf iemand deze blogpost aan als goede ondersteuning om zelf mijn boekhouding te doen. Zit super in elkaar!! Leuke blog ook enzo (ik ben diegene met lang golvend bruin haar die ook een cliëntgerichte opleiding heeft gedaan :))

    Antwoord
    • Kim

      Hey Imke! Haha dat is inderdaad wel grappig, die persoon had dan waarschijnlijk niet door dat dit mijn artikel is ? Bedankt om even een reactie achter te laten ? En bedankt om te duiden wie je bent, nu kan ik me een beeld vormen: diegene die bij Kind en Gezin werkt en blogt voor Mamabaas ? Succes met de boekhouding alvast! Ik ben er redelijk goed in thuis intussen en tijdens mijn infosessie leg ik alles ook uitgebreid uit, de meer praktische vragen die vandaag niet helemaal beantwoord werden komen daar wel aan bod ?

      Antwoord
      • Imke

        Hey Kim! Ik had me ingeschreven voor de reacties op deze blog maar dat is niet helemaal goed gelopen want zie nu pas je reactie! Ik heb net mijn excel gemaakt si! Heel erg bedankt voor de tips en hopelijk tot een volgende keer!

        Antwoord
        • Kim

          Oei! Goed dat je toch nog eens komen kijken bent Succes!!

          Antwoord
  9. Cleyman Jan

    Kleine aanvulling; het fiscaal dagboek moet gestempeld worden door controle directe belastingen (bij computertabellen, maandelijks centralistatie inschrijven), tevens moeten ook bij erkende drukker ontvangstenboekjes aangevraagd worden. Zijn twee formaliteiten die wel eens vergeten worden…

    Antwoord
  10. Gwendolyn

    Dank je wel, Kim! Dankzij jouw blog heb ik me door de belastingaangifte gewerkt, voor het eerste voorzichtige jaar met een beginnend bijberoep als psycholoog. Kosten voor een boekhouder alvast deze keer uitgespaard, en veel voldoening gewonnen!

    Antwoord
    • Kim

      Super fijn om te lezen! Veel succes nog!

      Antwoord
  11. Duportail

    Hallo, heb je ervaring met of weet van het inbrengen van eigen psychoanalyse als beroepskost voor de belastingen? Hier werd dat jaren zonder probleem gedaan, maar nu maakt de fiscus er ineens een groot probleem van. Alvast bedankt voor je antwoord en groetjes

    Antwoord
    • Kim

      Ik breng mijn eigen (leer)therapie inderdaad ook in als kost. Heb zelf nog geen controle gehad dus geen idee of er moeilijk over gedaan wordt. Ik zie mijn eigen therapie als noodzakelijk om mijn werk als therapeut goed te kunnen doen en vind dit dus zeker een beroepskost. Ik kan er dan kwaad van worden dat sommige bedrijven/eenmanszaken auto’s van meer dan €100.000 mogen inbrengen en wij zouden dan onze leertherapie niet mogen inbrengen… Ik zou het dus gewoon blijven inbrengen en in discussie gaan met de fiscus. Natuurlijk hebben zij het laatste woord en als zij het er willen uit halen dan zal dat gebeuren natuurlijk en zal je achteraf de extra verschuldigde belasting (en sociale bijdragen) moeten bijbetalen, maar een boete krijg je normaal gezien niet.

      Antwoord
  12. Nami

    Dag Kim, Ik kijk al uit om de cursus te volgen! Ik vroeg mij af hoe het zit met lunch kosten tijdens werktijd. Kan ik hier een forfaitaire kost per werkdag inbrengen? of moet ik bonnen bijhouden?
    Verder vroeg ik mij af of je ook ervaring hebt met mensen die deels in het buitenland (Nederland werken in loondienst) en in België (als bijberoep)? Of dat je iemand kent in dezelfde situatie?
    Alvast bedankt

    Antwoord
    • Kim

      Hey Nami! Volgens mij zijn lunchkosten eigenlijk geen beroepskost aangezien iedereen moet eten… Ik heb ze wel soms ingebracht wanneer ik bijvoorbeeld een opleidingsdag heb en onder de middag ga lunchen, of voor een intervisie met collega’s. En dan inderdaad telkens met het BTW-bonnetje. Een forfaitaire kost voor elke werkdag denk ik dat niet aanvaard zal worden.
      Met buitenland helaas geen ervaring, kan je eens navragen in het Psychopraat Netwerk op Facebook

      Antwoord
  13. Karoline

    Hallo Kim en alle anderen, tijdens het zoeken kom ik toevallig op deze website uit. Ook ik heb namelijk mijn eigen psychoanalytische leertherapie ingebracht als beroepskost. Vorig jaar hebben mijn man en ik een belastingcontrole gehad waarbij de fiscus het beroepsmatige karakter van mijn leertherapie in twijfel trok. Er is zelfs een hoorzitting geweest (online o.w.v. corona), waarbij ik me heb laten bijstaan door een bemiddelaar (dit is een gratis dienst van de fiscus)! Tijdens de hoorzitting kwam naar boven dat de fiscus graag voorbeelden wil kennen van anderen die een leertherapie als beroepskost indienen en/of waarbij deze aanvaard wordt. Ik zou daarom graag een warme oproep willen doen om zoveel mogelijk jullie ervaringen hier te posten zodat ik de fiscus naar deze website kan doorverwijzen. Bij voorbaat dank voor jullie bereidwillige hulp. Vriendelijke groeten, Karoline en Guy

    Antwoord
  14. Duportail

    Mijn kerstcadeau (als je dat zo mag noemen) is al eventjes gekomen: ik ben akkoord gegaan met de belastingen dat ik 10% van mijn psychoanalyse voor eigen rekening neem en de rest als beroepskost. Daar kan ik mee leven. Merry Christmas!

    Antwoord
  15. Olivia

    Beste Kim,
    wat een fijne website. Ik ben volop ah afwegen of ik de stap naar volledig ZFS zou zetten….

    IK vroeg me af: “Daarnaast heb ik nog een tabel voor het fiscaal aftrekbaar percentage. De meeste kosten, zoals huur, opleiding, bureaumateriaal,… mag je gewoon voor 100% aftrekken van je inkomsten om je winst te berekenen. Maar er zijn ook een aantal kosten die je maar voor een bepaald percentage mag aftrekken. Zo mag je autokosten bijvoorbeeld standaard maar voor 75% aftrekken, restaurantkosten voor 69%, reiskosten voor 75% en relatiegeschenken voor 50%.” –> vanwaar haal je die percentages?
    Dank je wel!

    Antwoord
    • Kim

      Hey Olivia, dankjewel! ☺️ Je kan die percentages online terugvinden op verschillende websites als je wat googelt 😉 Misschien is mijn online cursus ‘Het financiële luik als zelfstandig psycholoog’ iets voor jou, daarin leg ik dit alles uitgebreid uit en link ik ook naar waar ik de info heb teruggevonden. Ik weet het nu niet uit mijn hoofd 🙈 Ik denk dat de cursus je zou kunnen helpen in je afweging omdat ik ook onderscheid maak tussen hoofd- en bijberoep. Er zit ook een tabel bij waarmee je een simulatie kan maken van je loon als werknemer + zelfstandige vs. als volledig zelfstandige. Info over de cursus kan je hier vinden: https://www.psychopraat.be/cursussen/flazp/

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.