Aangezien ik regelmatig vragen krijg over de praktische kant van starten als zelfstandig psycholoog, leek het me wel interessant om hier een artikel over te schrijven. Zelf vond ik het eerst ook allemaal heel ingewikkeld en verwarrend, maar na wat opzoekingswerk bleek het eigenlijk wel mee te vallen. Toch zijn er wel een aantal dingen die je moet weten en in orde moet brengen. Ik weet hier ook niet alles in detail over, maar ik zet hieronder de belangrijkste zaken voor jullie op een rijtje.

Hoofd- of bijberoep?

Het eerste waarover je moet nadenken voordat je je gaat inschrijven als zelfstandige is of je in hoofd- of bijberoep gaat werken. Zelf ben ik in bijberoep gestart en ik denk persoonlijk dat dat ook het beste is om te beginnen. Uitbreiden kan later altijd nog, als je ziet dat het werken als zelfstandige je bevalt en je praktijk goed draait. Om in bijberoep aan de slag te kunnen gaan moet je wel minstens 50% ergens als loontrekkende werken, wanneer je minder werkt kan je niet anders dan zelfstandige in hoofdberoep worden.

Juridisch statuut

Verder moet je ook een juridisch statuut kiezen. Je hebt hier keuze tussen een eenmanszaak (natuurlijk persoon) of een vennootschap (rechtspersoon). Ik ken hier niet zoveel van en ga hier dus ook niet ver over uitwijden. Het enige wat ik weet is dat ik als natuurlijk persoon ben ingeschreven omdat dat me werd aangeraden. Meer informatie daarover vind je hier.

Sociale bijdragen

Het voordeel van ingeschreven te zijn als zelfstandige in bijberoep is dat je veel minder sociale bijdragen moet betalen. De minimumbijdrage voor zelfstandigen in bijberoep bedraagt slechts €76 per kwartaal, terwijl je in hoofdberoep maar liefst minstens €693 per kwartaal betaalt. Natuurlijk mag je als zelfstandige in bijberoep dan ook veel meer verdienen om in de inkomstenschaal van de minimumbijdrage te blijven (ongeveer €13.000 per jaar), terwijl je als zelfstandige in bijberoep jaarlijks slechts zo’n €1500 mag verdienen om in die laagste schijf te blijven. Sociale bijdragen bedragen altijd ongeveer 20% van je winst. In deze tabel vind je een volledig overzicht van de sociale bijdragen.

Belastingen

Behalve sociale bijdragen moet je ook nog belastingen betalen. Als je ingeschreven bent als natuurlijk persoon (eenmanszaak), wordt je belast via de personenbelasting (je moet je inkomsten ingeven op je gewone, persoonlijke belastingbrief). Hoe hoger je winst (dus inkomsten – kosten), hoe zwaarder je wordt belast. Daarom is het goed om regelmatig kosten te maken die je van je inkomsten kan aftrekken zodat je minder winst hebt en dus minder belastingen moet betalen. Een vennootschap wordt in principe belast onder het stelsel van de vennootschapsbelasting. Deze belasting is lager en neemt minder snel toe. Hoe groter de ondernemingswinst, hoe voordeliger de vennootschapsbelasting.

Hoeveel de belastingen bedragen is afhankelijk van je totale inkomen (ook inkomsten uit loondienst worden meegerekend) en je sociale situatie (alleenstaand/gehuwd/wettelijk samenwonend, aantal kinderen ten laste,…).  Over het algemeen wordt gezegd dat de belastingen ongeveer 30% van je winst bedragen. Als je daar de sociale bijdragen van 20% bijtelt, kan je dus rekenen dat je ongeveer (!) 50% van je inkomsten overhoudt, al is dit een ruwe schatting en verschilt dit van situatie tot situatie. Ik heb zelf nog geen belastingen moeten betalen en weet hier dus nog niet het fijne van.

BTW

Als psycholoog heb je een vrij beroep. Dit wil zeggen dat je een niet-handelaar bent en dus ook geen basiskennis bedrijfsbeheer of beroepskennis moet aantonen. Bovendien ben je als psycholoog vrijgesteld van BTW (tenzij je ook commerciële activiteiten doet zoals workshops geven, dingen verkopen,…). Dat wil zeggen dat je geen BTW moet betalen en dus ook geen (21%) BTW moet aanrekenen aan je klanten. Het nadeel is dat je dan zelf ook geen BTW kan aftrekken van de producten die je zelf voor je bedrijf aankoopt. Je moet met andere woorden dus wel gewoon BTW betalen wanneer je iets aankoopt voor je bedrijf. Je hebt dan ook geen BTW-nummer nodig. Wanneer je nog andere, commerciële en dus wel BTW-plichtige activiteiten erbij zou doen, kan je nog steeds een vrijstelling van BTW aanvragen zolang je inkomen lager dan €25.000 per jaar bedraagt. Dat heb ik zo gedaan, zodat ik eventueel (op termijn) ook andere commerciële activiteiten kan doen.

Boekhouding

Wanneer je ingeschreven bent als natuurlijk persoon mag je een vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding doen. Het enige wat je in principe hoeft te doen, is je inkomsten en uitgaven noteren en hiervan bewijsstukken bijhouden voor het geval je controle zou krijgen van de fiscus.

Zelf houd ik al mijn inkomsten bij op één blad, waarop ik de datum, het aantal gesprekken en het totale bedrag dat ik die dag ontvangen heb noteer. Het ‘bewijs’ hiervoor is mijn agenda waarin ik mijn afspraken noteer. Onlangs ben ik erachter gekomen dat het blijkbaar verplicht is om te werken met een ontvangstbewijsboekje waarbij je telkens een bewijsje van betaling aan je cliënt meegeeft en een dubbeltje zelf houdt. Nu hoor ik van heel veel zelfstandig psychologen dat ze dit niet gebruiken, dus weet ik niet zo goed of het nu wel of niet verplicht is en wat het risico is wanneer je het niet doet…

Verder houd ik al mijn uitgaven bij op een ander blad. Daarop noteer ik de datum, wat ik heb aangekocht en hoeveel het me gekost heeft. Achter dat blad stop ik de facturen op chronologische volgorde. Belangrijk is dat je je aankopen telkens op factuur laat zetten en je BTW- of ondernemingsnummer daarbij laat zetten. In het begin gebruikte ik mijn privé bankrekening voor aankopen, maar sinds kort heb ik een aparte rekening voor mijn praktijk aangezien dat toch aangeraden wordt. Enerzijds is het natuurlijk duidelijker wanneer je dit scheidt, anderzijds zijn er ook regelmatig aankopen die zowel privé als werkgerelateerd zijn (bijvoorbeeld mijn telefoonrekening, kosten voor benzine,…) en dan is het lastig om te bepalen met welke rekening je die betaalt.

Één keer per jaar moet je je dan je inkomsten en kosten ingeven op je belastingbrief. Dat heb ik zelf nog niet moeten doen, maar ik denk dat dat zichzelf wel wat zal uitwijzen. Misschien dat ik er voor de eerste keer wel een boekhouder bij betrek zodat ik eens kan zien hoe het moet.

Verzekeringen

Artikel 27 van de deontologische code voor psychologen stelt: “De psycholoog is gedekt door een verzekering die geschikt is voor de vergoeding van alle schade die hij, rekening houdend met de sector waarin hij actief is, kan veroorzaken.”. Eigenlijk zijn we dus verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te nemen. Ik had deze eerst niet omdat ik er eigenlijk niet aan gedacht had, maar nu heb ik er wel één en ik betaal hiervoor €50 per jaar, wat dus goed meevalt. Hiermee ben je gedekt wanneer een cliënt bijvoorbeeld klacht indient tegen jou omdat je hem/haar op de ene of andere manier schade berokkent hebt, wat natuurlijk weleens kan gebeuren. Bovendien is dat weer een kost die je kan aftrekken zodat je minder belastingen hoeft te betalen

Inschrijving: Psychologencommissie, KBO en sociaal verzekeringsfonds

Zo, nu je wat meer achtergrondinformatie heb gaan we over tot de daadwerkelijke inschrijving als zelfstandige. Ten eerste moet je je als psycholoog verplicht inschrijven bij de Psychologencommissie (Compsy), die je erkenning toekent. Zij controleren of je daadwerkelijk je diploma behaald hebt en reiken je jaarlijks een erkenningscertificaat uit. Bovendien kom je ook op de lijst van erkende psychologen op hun website. Hiervoor moet je jaarlijks €50 betalen.

Verder moet je je als zelfstandige inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) én bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit kan je het beste doen via een ondernemingsloket zoals Zenito, Acerta of Xerius. Ik heb zelf voor Zenito gekozen en heb alles via de website en via mail geregeld. Zij schrijven je dan in bij de KBO en bezorgen je een ondernemingsnummer, én ze zijn meteen je sociaal verzekeringsfonds dat je elke drie maanden een factuur voor sociale bijdragen bezorgt (yay!). Bij de inschrijving wordt er gevraagd om je activiteit in te vullen aan de hand van een NACE(BEL)-code. De code die je als psycholoog best gebruikt is 86904: ‘Activiteiten op het vlak van geestelijke gezondheidszorg, m.u.v. psychiatrische ziekenhuizen en verzorgingstehuizen’. Als je van plan bent (in de toekomst) eventueel nog andere activiteiten erbij te doen, kan je ook altijd meerdere codes toevoegen. Je kan zoveel codes ingeven als je wil, de prijs blijft hetzelfde. Wanneer je later nog codes wil toevoegen moet je wel betalen.

Ik ben zelf natuurlijk geen expert in al deze administratieve rompslomp en ook nog niet zo lang bezig, maar dit is hoe ik het tot nu toe heb gedaan. Ik hoop alvast dat jullie er iets wijzer uit geworden zijn. Als je nog vragen hebt, stel ze gerust in een reactie hieronder, zodat anderen misschien ook wat aan je vraag en mijn antwoord hebben. Je krijgt ook een mailtje wanneer ik je reactie hier beantwoord heb. Op de website van Zenito kan je ook een startersgids downloaden waarin je nog wat meer informatie kan vinden. Je kan ook altijd contact opnemen met een ondernemingsloket als je nog meer vragen hebt.

Update: intussen ben ik al enkele jaren bezig en heb ik hier al een stuk meer kennis over. Wil jij graag starten als zelfstandig psycholoog (in hoofd- of bijberoep) en wil je graag alle info gebundeld krijgen? Dan kan je naar mijn infosessie ‘Starten als zelfstandig psycholoog’ komen! Meer info vind je hier.